Как правильно отправить резюме работодателю на электронную почту: 8 шагов, что и как писать в письме

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Как быстро отправить посылку в Китай и сколько это стоит?

Если сроки доставки чрезвычайно важны и должны быть минимальными, можно использовать для отправки службу EMS. Это подразделение государственной почты, осуществляющее экспресс-доставку. Чтобы отправить свою посылку через EMS, вам необязательно ездить на почту. Возможно, офис EMS окажется ближе, а если нет — вы можете вызвать курьера: он приедет на дом, оформит вашу посылку и выдаст кассовый чек и трекинг-номер.

Для сравнения тарифов и времени, рассчитаем отправку посылки в Китай обычной почтой и с помощью службы EMS. Допустим, она весит 1 кг.

• Пересылка из Москвы в Гуанчжоу (Китай) обычным почтовым отправлением будет стоить 960 руб. (без стоимости доп. услуг и упаковки) со сроком доставки 12-20 дней.
• Стоимость EMS — 1985 руб. со сроком доставки 5-17 дней. Т.е. дороже более, чем вдвое, но и срок уменьшился соответственно.

Приведем еще один пример, уже для посылки потяжелее — 2,5 кг. Ее пересылка самым дешевым классом обычной почты будет стоить 1230 руб. и займет 20-32 дня, ускоренной — 1740 руб. (12-20 дней), а отправление EMS выйдет вам в 2895 руб. с минимальными 5-17 днями.

Осуществляя предварительные расчеты, помните о дополнительных услугах. За почтовое отправление с объявленной стоимостью будет взиматься плата по 4 руб. с НДС за каждые 100 руб., которые указываются в объявленной стоимости. Обработка уведомления о вручении будет стоить 111 руб. Подаваемое отправителем заявление о возврате посылки — 148 руб.

Преимущества и недостатки использования облачных хранилищ

Технология «облаков» имеет ряд преимуществ над классической системой хранения и передачи документов:

• Во-первых, вы не привязаны к конкретному устройству и операционной системе (ПК на Windows, ноутбук на MacOS, смартфон на Android и т. д.).
• Во-вторых, с информацией можно работать откуда угодно, используя любой удобный для вас гаджет с поддержкой Wi-Fi, скоростного мобильного интернета (3G, LTE) или проводного подключения.
• В-третьих, информацию по необходимости могут добавлять и изменять все желающие, если у них есть ссылка и полномочия редактора.

Последним решающим плюсом выступает безопасность. Любая техника подвержена сбоям операционной системы, внезапным выходам из строя и поломкам аппаратной составляющей (накопители, материнские платы). Если предварительно загрузить данные в «облако», они останутся в полной сохранности для последующего скачивания на новую рабочую машину.

Единственное условие — стабильное интернет-соединение, желательно широкополосное со скоростью от 10 Мбит/с.

С какими проблемами можно столкнуться при передаче больших файлов посредством облачных сервисов:

• величина файла превышает доступный вам объем хранилища (например, для Google Drive он составляет 15 ГБ, за дополнительное место придется доплачивать);
• для сохранения файла недостаточно места, так как оно заполнено другими объектами;
• облачный сервис не поддерживает формат файла (вопрос решается путем архивации, например, с помощью бесплатного приложения 7-Zip);
• плохое интернет-соединение, которое не позволяет бесперебойно загрузить в облако тяжеловесный объект.

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото».

Какие файлы можно посылать по Email?

• изображения любых форматов;
• документы (тексты, таблицы, презентации, файлы PDF и так далее);
• аудиофайлы любых форматов;
• архивы;
• специальные файлы (например, EXE или другой формат).

Получается, что с помощью электронной почты можно передать разнообразную информацию. Исключения составляют два случая:

• Обычные папки с файлами. Их необходимо архивировать, чтобы прикрепить к письму.
• Крупные файлы. Здесь также действуют ограничения, о которых мы поговорим дальше.

Если вы хотите сразу прикрепить директорию, в которой много файлов, то для начала добавьте ее в архив. Сделать это можно с помощью популярного WinRAR (https://www.win-rar.com/start.html?&L=4). Установите программу и через контекстное меню папки создайте архив.

Обычные файлы вы также можете заархивировать, чтобы отправить сжатую папку, которая поместится в лимит. Об ограничениях размера прикрепленных данных в каждом почтовом сервисе читайте ниже.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется – «Отправить» – и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание : это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека

Ответы на частые вопросы

Как переслать ссылку

Скопируйте ссылку. Если это адрес сайта (страницы в интернете), то щелкните правой кнопкой мыши по верхней строке браузера. В меню выберите «Копировать».

Затем вставьте ее в тело письма: правой кнопкой по большому текстовому полю – Вставить.

Нажмите «Отправить» и сообщение со ссылкой уйдет по адресу.

Как отправить письмо сразу нескольким получателям

1. Откройте электронный ящик и создайте новое сообщение.
2. В поле «Кому» напечатайте адрес первого получателя. Затем нажмите на текстовое поле напротив добавленного адреса и введите следующий адрес.

Таким образом можно добавить несколько контактов. Также их можно указать в строке «Копия».

Как отправить письмо себе

Для этого при составлении письма просто введите свой электронный адрес в поле «Кому».

Написание правильных электронных писем

Вы знакомы с выражением: подумайте, прежде чем действовать? В этом случае подумайте, прежде чем создавать электронное письмо. Старайтесь придерживаться трех ключевых этапов в написании правильного электронного письма:

1. Создайте главную цель сообщения. Это может показаться элементарным, т.к. вы знаете, почему вы отправляете письмо, но если это не так, тогда читатель может не знать, какова эта цель и какие действия вы от него ожидаете.
2. Продумайте структуру письма. Каждый абзац должен состоять не более, чем из 5-6 строк, а также пустой строкой между абзацами. Если в основном сообщении есть подпункты, они должны быть перечислены с номерами или маркерами, чтобы читатель мог легко их отсканировать. Чем более понятным будет ваше сообщение, тем больше вероятность его прочтения и выполнения требуемого действия.
3. Персонализируйте сообщение. Как читатель отреагирует на ваши слова и тон? Будет ли читатель чувствовать, что его критикуют? Будет ли он думать, что вы написали сообщение в гневе?

Теперь попробуем написать правильное письмо двум нашим подчиненным, которые стараются выполнить свою работу вовремя. Целью письма является определение проблемы и предоставление плана по улучшению определенных действий. Сообщение будет содержать одну основную цель и шаги для ее достижения.

Конечно, никто не любит, когда его критикуют, поэтому акцент должен быть сделан на действия по решению проблемы. Сначала посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Мы все достаточно заняты в это время года. Как вы хорошо знаете, наша компания ожидает от вас соблюдения всех сроков. Возможно, вам нужно проводить больше времени в офисе, чтобы вы могли уложиться в сроки. Тот факт, что наша компания прошла через этап сокращения сотрудников не является оправданием для несоблюдения этих сроков. Возможно, вам будет полезно пройти несколько курсов по управлению временем, которые доступны на нашем портале. Вы должны понимать, что у вас еще два отчета, которые вы должны сдать к концу месяца, несмотря на то, что мы уже ждем от вас три отчета с прошлой недели. Как вы планируете соблюдать предстоящие сроки?

Является ли целью этого послания критика, предложение помощи или прекращение жалоб, или все вместе? Выглядит ли сообщение привлекательным для чтения, или в этот абзац упаковано несколько идей? Как читатели отреагируют на сообщение? Большинство из нас, вероятно, будут защищаться или злиться.   

Как итог, сообщение не было правильно обработано. Теперь посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Давайте найдем способ помочь вам завершить три отчета, которые вы должны были предоставить на прошлой неделе, и своевременно подготовить два предстоящих.

На всех нас оказывает влияние сокращение штата нашей компании, и нам приходится совершенствовать свои навыки управления временем, чтобы придерживаться сроков, установленные в компании. Рассмотрите возможность реализации одного или нескольких из этих предложений по управлению временем:

• старайтесь чаще пользоваться онлайн-календарем;
• разделяйте крупные задачи на более мелкие проекты;
• делегируйте мелкие проекты Андрею и Кристине;
• пройдите курсы по управлению временем на нашем портале.

Если у вас есть вопросы и предложения по соблюдению сроков выполнения отчетов, дайте мне знать.

Прежде чем отправлять любое электронное сообщение, следует провести ряд проверок. Сюда входит:

• проверка на пропущенные слова;
• поиск неправильных слов, которые не подходят по смыслу;
• проверка грамматики и пунктуации;
• правильное написание имен и данных;
• проверка на содержание письма и полноту информации (место встречи, время, цель и повестка);
• проверьте тональность вашего письма;
• последняя проверка должна включать самих получателей вашего сообщения.

Как отправлять на популярных почтовых сервисах

Ну вот, файлы подготовлены. Теперь осталось их только передать. Давайте научимся это делать на примере самых известных почтовых сервисов.

Gmail

В форме письма

В профиле нажмите в левом верхнем углу кнопку «Написать». В открывшейся форме для письма укажите адрес получателя, тему и сопровождающий текст. По завершению оформления письма нажмите кнопку «скрепка».

В открывшемся окне откройте директорию с документами, которые хотите переслать. Выберите файлы, выборочно группу файлов или подготовленный архив. Кликните «Открыть».

Дождитесь завершения загрузки. Нажмите «Отправить». Получатель письма, кликнув по названиям прикреплённых файлов, сможет их скачать.

Через Google Диск

Но есть и ещё способы отправки. В пересылке документов, в том числе и больших, может помочь Google Диск – удалённое хранилище файлов. При наличии аккаунта Gmail регистрироваться в сервисе не нужно. Просто войдите в него (через панель сервисов на странице поисковика Google) под учётными данными почты.

В меню хранилища выберите пункт «Мой диск». Затем кликните по названию раздела. В выпавшем списке нажмите «Загрузка файлов» или «Загрузить папку» (на Google Диск доступна функция для загрузки папки прямо с ПК без архивирования!).

Скопируйте URL и вставьте в письмо. Сообщите адресату, что по этой ссылке он может скачать все необходимые файлы.

Примечание. Если отправляются текстовые документы в формате Ворд или электронные таблицы Эксель, то получатель письма, воспользовавшись ссылкой, сможет ещё их и предварительно просматривать во вкладке браузера (без загрузки на ПК), а также распечатать.

1. В форме для отправки сообщения, в нижней панели, щёлкните иконку сервиса «Диск».

2. В дополнительном окне выберите тип вложения:

«Ссылка на Диск» – в письме будет размещаться URL для скачивания (ссылка в виде названия файлы).

«Прикрепление… » – файлы загружаются в форму отправки (прикрепляются копии с Диска).

Яндекс

С компьютера

Чтобы отправить копию документа, хранящего на винчестере вашего компьютера:

1. В панели кнопок выберите «скрепку».
2. В окне проводника Windows укажите объекты, которые нужно прикрепить к письму, нажмите «Открыть».
3. По завершении операции в нижней части письма появится иконка файла и кнопка для загрузки.

Яндекс, как и Google, предоставляет пользователям файловое хранилище. Чтобы воспользоваться им:

Вложенные файлы

Если требуются отправка документа, который ранее был прикреплён к какому-либо письму, сохранённому в профиле мэйла:

1. Воспользуйтесь опцией «Прикрепить файлы из Почты» (иконка «конверт»).
2. Выберите директорию и необходимый объект.
3. Кликните «Прикрепить».

Mail.ru

На Mail.ru тоже есть три варианта пересылки файлов:

«Прикрепить… » – стандартная загрузка с диска компьютера.

«Из почты… » – поиск вложенных файлов (из имеющихся в аккаунте писем) и добавление их в форму отправки.

«из Облака» – загрузка из файлового хранилища Mail.ru.

Чтобы разместить файл в «Облаке» сервиса:

1. Кликните одноимённый пункт в верхнем меню мэйла.

2. Щёлкните опцию «Загрузить», затем – «Выбрать файлы». Загрузите все необходимые документы с ПК на Диск.

Совет! Если планируется размещение большого количества различных файлов, то лучше предварительно создать папку (соответствующая кнопка в панели) и загрузить файлы именно в неё.

3. Снова откройте почтовый ящик.

4. Щёлкните кнопку «из Облака». Кликом мышки выделите объекты. Нажмите «Прикрепить».

Если документ очень большой (например, 1,5 Гб), тогда лучше в облаке скопировать ссылку на скачивание и указать её в письме (не прикрепляя документы).

Чтобы получить URL:

1. В Облаке, в блоке файла, клацните иконку «ссылка» (в нижнем правом углу). Активируйте доступ.
2. Скопируйте URL и вставьте в текст письма.

Rambler

Русскоязычный почтовый сервис Rambler даёт возможность прикреплять несколько файлов. Но при этом их размер в сумме не должен превышать 20 Мб. Что, в общем-то, довольно мало. При необходимости обойти лимит можно, как минимум, двумя способами: 1 – воспользоваться другой электронной почтой; 2 – скинуть информацию на стороннее удалённое хранилище и предоставить адресату URL для загрузки.

Что задействовать стандартную опцию добавления файлов в Рамблере:

1. Отройте форму кнопкой «Написать».
2. Укажите все необходимые реквизиты (адресат, тема, текст, подпись).
3. Щёлкните опцию «Прикрепить файл» (расположена рядом с кнопкой для активации отправки).
4. В системном окне войдите в директорию с файлами, выделите их и клацните «Открыть».
5. Дождитесь завершения загрузки (прогресс отображается в панели).
6. Нажмите «Отправить… ».

Адресат увидит в письме иконки переданных файлов с названием и размером и сможет их скачать (по отдельности или все сразу при помощи опции «Скачать всё»).

Популярные способы отправки документов по России почтой

Какой почтой лучше отправить документы по России, зависит от ценности вложенных бумаг, их количества и сроков. Существует всего 3 основных способа почтовой пересылки документов в другой город, находящийся на территории России:

1. Письмом. Оно может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. Таким способом можно переслать только небольшие бумаги весом до 100 грамм.
2. Бандеролью. Обычно используется для отправки небольших печатных изданий, рукописей, фотографий или иных документов, не обладающих особой ценностью. Максимальный вес бандероли – 2 килограмма.
3. Посылкой. С ее помощью можно отправить большой объем документов и иных предметов культурно-бытового назначения. Максимальный вес – 10 килограмм.

Каким письмом лучше отправить документы, зависит от конкретных случаев, например, количества бумаг или финансовых возможностей отправителя.

Как работать с почтой в интернете

Электронная почта или электронный ящик – это адрес в интернете, на который получают письма. Также с него отправляют письма, причем, не только текст, но и вложения – файл или несколько файлов.

Такой адрес пользователь получает после регистрации на почтовом сайте. Для доступа к нему используется браузер: Google Chrome, Яндекс Браузер, Opera, Mozilla Firefox или другой. А еще ящиком можно пользоваться через специальную программу – почтовый клиент.

Каждый электронный ящик уникален и принадлежит только своему владельцу. Чаще всего адреса заводят на следующих сайтах:

• Яндекс (yandex.ru)
• Google (gmail.com)
• Майл (mail.ru)

Есть и другие сайты: rambler.ru, i.ua, ukr.net, yahoo.com и т.д. Но они менее популярны и обычно не так надежны.

Для работы с письмами нужно знать данные для входа: почтовый сайт, логин и пароль. Почтовый сайт и логин указаны в названии самого ящика. Логин – до знака @, сайт – после.

Принцип работы с почтой следующий:

1. Открываем сайт
2. Вводим логин и пароль
3. Попадаем в личный кабинет

В личном кабинете происходит получение и отправка писем. Вот как выглядят такие кабинеты на популярных сайтах:

на Яндексе (yandex.ru)

на Майле (mail.ru)

в Google (gmail.com)

На заметку. На компьютере люди обычно работают с письмами в личных кабинетах. Заходят в них через программу для интернета: Google Chrome, Яндекс.Браузер, Opera, Mozilla Firefox, Edge или другую. Но некоторые предпочитают пользоваться почтовым клиентом. Это отдельная программа: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird или другая. На телефоне же наоборот: люди чаще пользуются отдельным приложением, а не мобильным браузером.

Какие файлы разрешают передать по почте

• изображения почти всех возможных форматов, включая эксклюзивные варианты вроде WebP;
• документы, подготовленные в офисных программах Microsoft (таблицы, текстовые файлы, презентации), а также отсканированные или оцифрованные (PDF, ePub);
• музыкальные треки и короткие видеоролики, не превышающие выставленный лимит по размеру;
• архивы форматов ZIP и RAR, 7z (и некоторых других);
• дистрибутивы формата EXE, файлы сохранений, некоторые компоненты операционных систем и библиотеки.

Кроме поддерживаемых файлов, существуют и те, что автоматически блокируются почтовыми сервисами:

Запрещенные форматы	ADE, ADP, APK, APPX, LNK, MDE, MSC, MSI, MSIX, MSIXBUNDLE. Список у Google, «Яндекс» и Mail разный, но смысл одинаковый: недопустимые файлы переслать нельзя
Документы с вредоносными макросами	Встречаются в тексте Microsoft World или таблицах Excel
Архивы, содержащие архивы внутри и защищенные паролями	Антивирусная защита почтовых клиентов неспособна оценить содержимое, а потому запрещает прикреплять подобную информацию к письму

Важно!
Папку по электронной почте тоже не передать: обойти ограничение поможет стандартная архивация. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши по каталогу, а после в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Добавить в архив»

Сжатую папку почтовые службы уже примут.

Оформление письма

Опции почтового сервиса предоставляют возможность красиво и наглядно оформить текст, так, например, как это можно сделать в текстовом редакторе.

1.Удерживая левую кнопку, выделите курсором фрагмент текста, который желаете отредактировать.

2. Нажмите в панели операцию редактирования, которую необходимо выполнить над выделенным текстом.

Ряд кнопок слева направо:

• «Ж» — жирные буквы;
• «K» — наклонные;
• «Ч» — выбор цвета букв (по клику открывает палитру);
• «Перо» — цвет фона текста;

• «Т маленькое и большое» — вид букв (настройка размера, выбор шрифта);
• «Выравнивание текста» — с заданным ориентиром (по правому, левому краю, по центру);
• «Настройка отступов»;
• «Оформление списков»;
• «Смайл» — коллекция смайлов, которые можно добавлять в текст сообщения.
• «Отмена/повтор действия»;
• «АБВ» — проверка правописания.
• «ЯZ» — машинный перевод текста (например, с русского на английский);
• «Ещё» — список дополнительных функций;
• «Убрать оформление» — отключение настроек форматирования.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека

Какой способ самый быстрый

Если требуется быстро отправить бумаги, то можно воспользоваться такой услугой, как экспресс-письмо EMS. Пересылка осуществляется с помощью курьера. Область доставки не ограничена, то есть пересылка осуществляется, как по городу, так и в другие районы и области. Главное преимущество такой пересылки – возможность отслеживания по трек-номеру.

Экспресс-письмо EMS – дорогостоящая услуга, но она позволяет осуществить отправление важной документации в кратчайшие сроки и с полной гарантией сохранности содержимого. Также возможна доставка посылки прямо до двери получателя, что также экономит время, благодаря отсутствию необходимости личного появления на почте

Советы

Совет 1

Отправить большой файл по электронной почте часто нельзя из-за выставленных службой (Google, «Яндекс», Mail) лимитов. Попытаться обойти ограничение можно с помощью архиватора. В зависимости от типа сжимаемого файла появится шанс сэкономить до 50% занимаемого места.

Схожим образом рекомендуется действовать, если много файлов под рукой. Сначала необходимо собрать разрозненную информацию в папку, затем – запаковать, а после – послать получившийся архив уже по почте.

Совет 2

Часто в качестве альтернативы используется иной сценарий. Отправить тяжелый файл проще в облачное хранилище, уже давно доступное у всех поисковых сервисов и многих почтовых служб в том числе. Та же почта «Яндекс» вовсю предлагает заглянуть в облако и сразу прикрепить тот фал, который не отправляется через электронный майл.

Совет 3

Некоторые почтовые сервисы автоматически выгружают те файлы, которые не помещаются в письмо, в хранилище.

Так часто поступает Google. Причем никакие дополнительные действия не понадобится: шкала автоматически заполнится, а в письме появится ссылка на файлы.

Основные проблемы при отправке документов и пути их решения

Если документация отправляется по Почте России, то нужно учитывать проблемы, которые могут возникнуть. Самые частые неприятности при отправке бумаг по почте:

• деформация конверта из-за неаккуратной перевозки или в результате неосторожных действий работников отделения. В такой ситуации стоит объявить ценность. Такая услуга потребует дополнительных затрат, но сможет гарантировать сохранность содержимого;
• кража или вскрытие пакета. Наилучший вариант – сделать опись вложенного перед отправкой. Это позволит предотвратить вероятность кражи или поможет отправителю доказать факт ее совершения;
• срыв сроков. Если требуется осуществить доставку бумаг к определенному числу, то стоит воспользоваться экспресс-письмом, так как на обычной почте часто случаются сбои, в результате которых посылки задерживаются в пути.

Действующее законодательство не запрещает пересылку важной документации по почте, но перед этим отправителю нужно самостоятельно взвесить все возможные риски, чтобы избежать возникновения проблем. Если у человека нет возможности передать лично документы или переслать их в электронном виде, то единственный вариант – почта

В зависимости от количества бумаг и способа их доставки может меняться стоимость. Для предотвращения потери документов рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о получении

Если у человека нет возможности передать лично документы или переслать их в электронном виде, то единственный вариант – почта. В зависимости от количества бумаг и способа их доставки может меняться стоимость. Для предотвращения потери документов рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о получении.

Основные почтовые ящики в Рунете

Какие в Интернете существуют почтовые ящики? Их на самом деле в сети достаточно много. Но, следует привести Вам только самые основные, поскольку они имеют высокий уровень безопасности и легко помогают отправлять письма, документы, сообщения. Приведу в пример три почтовых ящика, которые помогут Вам решить вопрос – как отправить документ по электронной почте для чайников:

1. Яндекс – почта. Данный почтовый ящик, относится к компании Яндекс и имеет много возможностей. Одним из которых является создание электронного кошелька после регистрации почты.
2. Гугл-почта или Gmail. Очень хорошо зарекомендовала себя в плане безопасности. Ваши личные данные будут находятся под надёжной защитой.
3. Почта Mail.ru. Этот сервис тоже помогает пользователям отправлять сообщения и письма.

Эти почтовые ящики, используются чаще всего в Рунете, и являются основными, поскольку считаются надёжными. И поэтому их мы будем использовать для отправки документов.

На что обратить внимание при ответе на полученное письмо

Во всех почтовых ящиках ответ на полученное письмо пишется стандартным образом. Разберем это на примере почты Майл ру. Итак, Вы открыли письмо и нажали на кнопку «Ответить», что дальше?

Рис. 4 (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.

Первым делом нужно обратить внимание на графу «Кому» (красная цифра 1 на рис. 4)

Дело в том, что там может быть указан не один получатель, а несколько. Так бывает, если письмо с одним и тем же текстом отправляется сразу нескольким получателям, по разным электронным адресам. Однако ответ на такое письмо может быть предназначен только одному человеку. Тогда остальных получателей следует удалить в поле «Кому» и оставить там одного получателя.

Далее обращаем внимание на поле «Тема». После нажатия на кнопку «Ответить» в этом поле всегда появляется «Re:»

А далее повторяется «слово в слово» тема того письма, которое Вы получили.

Тему ответного письма можно изменить при необходимости. Для этого можно кликнуть в поле «Тема» и ввести свою тему. Но обычно тему не рекомендуется менять, чтобы не путать получателя ответа и не прерывать начатый диалог в переписке.

Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.

Отличие электронного письма от бумажного и подпись

В ручной переписке «по старинке» мы никогда не прикладываем письмо отправителя, а пишем ответ с чистого листа. Ответ по электронной почте отличается тем, что мы сохраняем письмо отправителя, а свой ответ пишем в начале этого письма. Пишем свой ответ в начале электронного письма, а не в конце, не в середине и не где-то в другом месте. Так устроен своего рода этикет переписки по электронной почте.

Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.

Теперь осталось окинуть взглядом еще раз свой ответ, дабы проверить, как в нем заполнены все поля. И после этого нажать «Ответить».

Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.

Как правильно написать ответ на электронное письмо

Другие статьи:

1. Как в Яндекс.почте отправить письмо себе в будущее или прямо сейчас и зачем это нужно?

2. Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса и Майл ру

3. Как переслать одно или несколько писем Gmail на другую почту

4. Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте

5. Как несколько файлов сделать одним, чтобы прикрепить на сервисе или отправить один файл

Распечатать статью

Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик. Уже более 3.000 подписчиков

.

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам

Как отследить движение отправленной посылки?

Отслеживать посылку и контролировать ее перемещение позволит трекинг отправления. Вы всегда будете знать на каком этапе пересылки сейчас ваше отправление, в том числе его географическое положение.

К примеру, каждый обновленный статус зарегистрированного мелкого пакета, пересылаемого Почтой России в Молдову будет показывать производственные операции в конкретных населенных пунктах, тем самым сообщать и о примерных сроках прибытия.
Если решили вернуть товар иностранному продавцу, тоже крайне желательно, чтобы его возврат был отслеживаемым. Это значительно снизит возможность недоразумений и застрахует вас от возможной недобросовестности получателя.

Трек-номер всегда указывается на чеке. Если вы сомневаетесь, где он, попросите сотрудника отделения связи подчеркнуть его.

В первую очередь трек-номер отслеживается Почтой России, а если точнее — той почтовой службы, через которую осуществляется отправка. Например, если вы отправили международную посылку Почтой России, первоначальную информацию о пути следования правильно смотреть прежде всего на сайте Почты России.

После того, как отправление пересекает границу и передается зарубежному партнеру, информация перемещения доступна уже на двух ресурсах.

Изменения статусов доставки обновляются не всегда синхронно и в этом случае удобно использовать комбинированные сервисы отслеживания почтовых отправлений, например, Postal.Ninja. Сервис обновляет статусы передвижения посылки из обеих источников. Вам всего лишь надо ввести трек-номер и при желании сохранить его в свой список.

Это очень удобно для отслеживания и не требует необходимости заходить на сайты различных почтовых служб вплоть до момента вручения посылки.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели вопрос, как отправить документ по электронной почте для чайников. Конечно, используя почтовые ящики, Вы можете отправлять другим людям не только документы. Это могут быть фото, видео, аудио, архивы и так далее.

Почтовые ящики отличные помощники в решении многих вопросов, особенно тех, которые касаются заработка через Интернет. Ведь на некоторых сервисах невозможно зарегистрироваться, не имея почтового ящика,  или не получится создать электронный кошелёк. Пользуйтесь почтовыми ящиками, и тогда Вы будете быстро отправлять новые письма и документы своим родственникам, друзьям, коллегам по работе!

Просмотров: 8635